Quand la saison démarre, l'équipe double parfois en quelques jours. Entre les plannings, la formation et les premiers clients, la mutuelle et la prévoyance passent souvent au second plan. C'est pourtant à ce moment que tout se joue. Voici une méthode simple, en cinq étapes, pour que chaque saisonnier soit couvert correctement du premier au dernier jour.
Étape 1 : préparer le dossier d'accueil avant l'ouverture
Le plus efficace est de tout préparer quelques semaines avant l'arrivée des équipes. Un dossier d'accueil type contient :
- l'acte qui met en place la mutuelle dans votre établissement (on parle souvent de « décision unilatérale de l'employeur ») ;
- la notice d'information de la mutuelle et celle de la prévoyance, fournies par l'assureur ;
- le bulletin d'affiliation à remplir ;
- un modèle de demande de dispense, pour les cas où elle est possible.
Vérifiez aussi que votre contrat accepte les entrées en cours d'année sans formalité particulière. Votre courtier peut vous le confirmer.
Étape 2 : affilier chaque saisonnier à la mutuelle
Depuis 2011, la mutuelle d'entreprise est obligatoire dans la convention HCR. Un saisonnier est un salarié comme les autres : il doit être affilié, et l'employeur paie au moins 50 % de la cotisation de base.
Pour vous donner un ordre d'idée, les tarifs de départ que nous constatons pour une mutuelle HCR vont de 28 à 50 € par mois et par salarié, selon le contrat et les garanties choisies.
Étape 3 : traiter les dispenses par écrit, jamais à l'oral
Certains saisonniers sont déjà couverts ailleurs, par exemple par la mutuelle de leur conjoint. Ils peuvent alors demander à ne pas être affiliés. Trois règles à retenir :
- la dispense doit être demandée par le salarié, pas proposée d'office ;
- elle doit être écrite, datée, signée et accompagnée d'un justificatif ;
- elle doit correspondre à un cas prévu par la loi ou par votre acte de mise en place.
Rangez ces papiers avec le dossier du salarié. En cas de contrôle, c'est à vous de prouver que la dispense était valable.
Étape 4 : ne pas oublier la prévoyance
La mutuelle rembourse les frais de santé. La prévoyance, elle, protège en cas d'arrêt de travail long, d'invalidité ou de décès. Pour les non-cadres de la convention HCR, la cotisation est de 0,86 % de la tranche A du salaire, partagée moitié-moitié entre l'employeur et le salarié. Sur un salaire de 2 000 € brut par mois, cela représente 8,60 € pour chacun.
Un saisonnier oublié sur la liste du personnel envoyée à l'assureur n'est pas couvert par le contrat. Si un accident survient, l'employeur peut avoir à verser lui-même les garanties prévues par la convention, comme le capital décès de 150 % du salaire annuel. C'est le risque le plus lourd de la saison.
Étape 5 : bien gérer la fin de saison
Quand le contrat se termine, deux réflexes :
- Déclarez la sortie à l'assureur, pour arrêter les cotisations à la bonne date.
- Informez le salarié de la portabilité, en la mentionnant sur le certificat de travail. S'il est indemnisé par l'assurance chômage, il garde gratuitement sa mutuelle et sa prévoyance, dans la limite de la durée de son contrat et jusqu'à 12 mois.
Le récapitulatif
| Moment | À faire |
|---|---|
| Avant l'ouverture | Préparer le dossier d'accueil |
| Premier jour | Remettre les notices, affilier ou recueillir la dispense écrite |
| Première paie | Vérifier les lignes mutuelle et prévoyance du bulletin |
| Fin de contrat | Déclarer la sortie, mentionner la portabilité |
Pour aller plus loin
Nous avons rassemblé les règles profil par profil sur notre page extras, saisonniers et apprentis. WealthWise Conseil, le cabinet de courtage derrière Tous Couverts, consacre aussi un guide aux obligations de protection sociale pour les saisonniers et les extras, et un autre à l'affiliation des apprentis, souvent recrutés au même moment. Pour un dossier d'accueil adapté à votre établissement, faites une demande d'étude gratuite.