Le décès d'un salarié est un choc pour toute l'équipe. Pour la famille, c'est aussi le moment où la prévoyance prévue par la convention HCR doit jouer pleinement. En tant qu'employeur, vous êtes le premier maillon de la chaîne : quelques démarches bien faites permettent aux proches d'être indemnisés sans attente inutile.
Ce que prévoit la convention HCR
Tout salarié d'un hôtel, d'un café ou d'un restaurant relevant de la convention collective HCR doit être couvert par un contrat de prévoyance. En cas de décès, les garanties minimales sont les suivantes :
- un capital décès égal à 150 % du salaire annuel, versé aux bénéficiaires désignés ;
- une rente éducation pour les enfants à charge, de 12 % ou 18 % du salaire selon les cas.
Votre contrat peut prévoir mieux, jamais moins. Pour donner un ordre d'idée, pour un salarié payé 2 000 € brut par mois, soit 24 000 € par an, le capital minimum est de 36 000 €.
Pour un salarié cadre, la règle est plus stricte : l'employeur doit cotiser au moins 1,50 % de la tranche A, entièrement à sa charge. S'il ne l'a pas fait, c'est lui qui doit verser aux ayants droit un capital égal à trois plafonds annuels de la Sécurité sociale.
Les démarches, dans l'ordre
- Prévenez l'assureur prévoyance rapidement. Inutile d'attendre d'avoir toutes les pièces : un premier signalement ouvre le dossier et permet à l'assureur de vous dire exactement ce qu'il lui faut.
- Réunissez les documents côté employeur : les derniers bulletins de paie, une attestation de salaire, la date d'embauche et la date d'affiliation du salarié au contrat.
- Orientez la famille vers l'assureur. C'est lui qui identifie les bénéficiaires du capital et qui demande à la famille ses propres pièces (acte de décès, justificatifs d'identité, situation des enfants pour la rente éducation).
- Préparez le solde de tout compte. Le contrat de travail prend fin avec le décès. Les sommes qui restaient dues au salarié (salaire du mois, congés payés acquis…) reviennent à ses héritiers.
- Déclarez la fin du contrat dans votre déclaration sociale nominative, comme pour toute sortie de l'effectif.
Les points qui bloquent le plus souvent
- Un salarié qui n'était pas affilié. Un extra ou un saisonnier oublié dans la liste du personnel n'est pas couvert par l'assureur. La convention, elle, s'applique quand même : c'est alors l'employeur qui risque de devoir les sommes.
- Un contrat qui n'est plus au niveau de la convention. Si les garanties sont inférieures au minimum HCR, la différence peut être réclamée à l'employeur par la famille.
- Un salaire mal déclaré à l'assureur. Le capital est calculé sur le salaire. Des cotisations calculées sur une base erronée compliquent le dossier.
- Le cadre sans contrat spécifique. C'est le cas le plus lourd financièrement, et il se découvre souvent au pire moment.
Ce que vous pouvez faire dès maintenant
Personne n'a envie d'y penser, et c'est justement pour cela qu'il faut vérifier à froid. Trois contrôles suffisent :
- tous vos salariés, y compris les extras, saisonniers et apprentis, figurent-ils bien au contrat ?
- le contrat prévoit-il au moins le capital de 150 % du salaire annuel et la rente éducation ?
- vos cadres ont-ils leur propre contrat avec une cotisation employeur d'au moins 1,50 % de la tranche A ?
Le rappel de toutes ces règles se trouve sur notre page consacrée aux obligations de la convention HCR.
Vous n'êtes pas seul face au dossier
Tous Couverts est la marque du cabinet de courtage WealthWise Conseil, spécialisé dans les hôtels, cafés et restaurants. Lorsqu'un décès survient chez un client, nous faisons le lien avec l'assureur, nous indiquons à la famille les pièces à fournir et nous suivons le dossier jusqu'au versement.
Pour le détail pas à pas, WealthWise Conseil a publié un guide des démarches à suivre en cas d'arrêt de travail ou de décès, ainsi qu'une présentation complète des garanties de la prévoyance HCR. Et si vous voulez savoir si votre contrat actuel tiendrait la route, demandez-nous une étude gratuite de vos contrats.